SEMevent è uno strumento flessibile e semplice di supporto in ogni fase organizzativa, che risponde alle specifiche esigenze di ogni realtà, permettendo di condividere ed uniformare le diverse procedure operative.
Consente la gestione dell’evento dalla fase di progettazione, dalla definizione del budget e presentazione del preventivo, fino alla sua conclusione con fatturazione e consuntivo. SEMevent è un sistema completo integrabile con altri software ed applicativi come programmi di contabilità o programmi d’agenzia.
L’architettura del software, risponde alle 3 principali fasi del processo di organizzazione di ogni tipo di evento:
Creazione: configurazione delle caratteristiche dell’evento e di tutti i servizi previsti
Promozione: azioni mirate alla pubblicizzazione dell’evento e alla raccolta delle iscrizioni
Organizzazione: realizzazione delle attività operative e di tutti gli aspetti logistici
SEMevent garantisce una completa gestione di tutte le attività di back office previste per l’organizzazione dell’evento:
- promozione e marketing, mailing strutturati ed automatizzati con possibilità d’importazione, liste di contatti da file di diversi formati
- gestione di ogni tipologia di servizio, per i partecipanti e per gruppi/delegazioni, dalla sistemazione alberghiera al programma sociale
- elaborazione della documentazione, per la segreteria (liste di ogni tipo, budget dell’evento, piani di viaggio, ecc…), e per i partecipanti (badge con barcode, lettera di conferma riepilogativa dei servizi, voucher, ecc…) e ai fini ECM (attestati a consuntivi)
- segreteria on site, monitoraggio degli accessi dei prescritti, stampa immediata o ristampa badge e raccolta delle nuove iscrizioni
- gestione amministrativa, fatturazione e gestione del budget dell’evento fino alla sua consuntivazione
Tutte le funzioni del software permettono di produrre documenti e report con la massima libertà, elaborando e filtrando i dati con estrema semplicità.
E’ in grado di gestire un numero illimitato di eventi, con accesso simultaneo da parte di più utenti.
La flessibilità dello strumento garantisce:
- la progettazione dell’evento senza vincoli dovuti ad una rigida compilazione di dati o a passaggi obbligati e predefiniti
- la rispondenza e coerenza della configurazione del progetto alle specifiche caratteristiche di ogni evento
- l’estrapolazione ed elaborazione delle informazioni contenute nelle banche dati in base a precise esigenze
- la coerenza dei dati tramite funzioni automatiche di aggiornamento, ricalcolo ed allineamento per aderire a qualsiasi modifica in corso d’opera.
L’integrazione con il servizio SEMweb, consente la raccolta automatica delle iscrizioni direttamente on line: ogni partecipante prenota i servizi pagando direttamente sul web in modo semplice e sicuro, la segreteria organizzativa è alleggerita dall’attività di data entry.
