Servizi tecnici per l’evento on site

GESTIONE ACCREDITI

Segreterie informatizzate con postazioni in rete per attività di welcome desk:
registrazione nuovi iscritti e preiscritti e personalizzazione badge
postazioni self service con lettura QRcode o barcode

CONTROLLO ACCESSI

Soluzioni su misura con tecnologie ed attrezzature dedicate
rilevazione di presenze entrata/uscita e controllo accessi per servizi riservati
raccolta contatti visitatori degli stand per gli espositori

PERSONALIZZAZIONE BADGE

Realizzazione di badge e braccialetti con grafica e layout personalizzata
dati del partecipante e codice identificativo QRcode o barcode
stampa badge con fotografia del partecipante

Servizi specifici per la gestione degli eventi:
supporto tecnico, prima, durante e dopo l’evento.

  • Prima

    gestione di liste invitati, importabili da file (xls, csv, ecc) con aggiunta ad ogni nominativo di informazionispecifiche (categoria d’iscrizione all’evento, ruolo, servizi prenotati, etc.), per creare gruppi e filtrare i destinatari di comunicazioni mirate, per organizzare servizi specifici per gli ospiti e gestire l’evento efficacemente

    elaborazione e stampa di documentazione con grafica personalizzabile di liste, ticket, attestati di partecipazione, inviti, conferme d’iscrizione, riepiloghi economici, ecc

    realizzazione di badge e braccialetti, elaborazione grafica e layout personalizzati, con loghi, immagini ed informazioni utili; riproduzione dati del partecipante e codice univoco assegnato ad ogni nominativo. Il riconoscimento della categoria del partecipante immediato tramite l’utilizzo di colori abbinati, l’accesso ad eventi riservati è direttamente indicato sul bagde.

    Il badge può essere spedito via email, come allegato al messaggio di conferma registrazione, o personalizzato on site al momento del check in.

    preparazione questionari, creazione di questionari con caricamento testi e personalizzazione grafica; eventuale pubblicazione e compilazione on line. Correzione ed elaborazione report dei risultati

  • Durante

    Servizio completo di allestimento segreterie, massima rapidità per il check in dei partecipanti di eventi, convention, congressi e meeting grazie a procedure semplici ed automatizzate, con significativa riduzione del personale dedicato.

    Allestimenti di postazioni in rete complete di pc, stampanti termografiche o a getto d’inchiostro e lettori codici (QR o barcode) per la gestione degli accrediti e la personalizzazione di badge e ticket.

    È possibile allestire anche postazioni per la gestione dell’accredito dei partecipanti “self service”: gli ospiti si accreditano tramite la scansione del codice ricevuto via email, stampato o visualizzato sul proprio smartphone, velocizzando al massimo l’accesso all’evento senza code d’attesa.

    La condivisione di un unico database, accessibile anche on line, consente l’aggiornamento in tempo reale di tutte le informazioni gestite e la possibilità di verificare la situazione di ogni partecipante e di monitorare il numero delle presenze, oltre a consentire l’elaborazione e stampa di ogni tipo di lista e documentazione (attestati, coupon, ricevute, ecc.)

    Rilevazione accessi, rilevamento sicuro delle presenze, sia per la plenaria che per le sale parallele, monitoraggio in tempo reale di ingressi e uscite per i singoli servizi realizzati (corsi, cene, ecc.), controllo delle persone accreditate per servizi riservati, verifica della presenza di tutti i partecipanti attesi (caricamento sul terminale di liste).
    E’ possibile utilizzare attrezzature e tecnologie differenti: terminali portatili on lettore QRcode e barcode, a radiofrequenza, o varchi a mani libere con badge elettronici.
    Tutte le soluzioni garantiscono la riduzione del personale e snellimento delle procedure, l’eliminazione di code ai punti di accesso e l’elaborazione automatizzata dei dati raccolti con report e statistiche in tempo reale e senza possibilità di errore.

    Stand espositori lettura del codice a barre del badge dei visitatori degli stand, per la raccolta dei contatti con l’abbinamento ad azioni successive, anch’esse codificate (es. ricontattare, inviare documentazione, ecc.) A posteriori la segreteria fornisce le liste delle visite raccolte, con i dettagli dei singoli contatti.

  • Dopo

    rielaborazione dati, a conclusione dell’evento, i dati raccolti tramite le rilevazioni, possono essere rielaborati per ottenere i report desiderati (lista degli iscritti e delle effettive presenze, statistiche di ogni tipo sui partecipanti, ecc)

    pubblicazione dei contenuti abstract e programma del congresso navigabili, per una fruizione e consultazione veloce. “Libro degli atti digitale” in html pubblicato on line, o duplicare i contenuti su qualsiasi tipologia di supporto

    pubblicazione ed elaborazione di questionari pubblicazione di questionari di ogni genere, secondo tempi e modalità stabiliti dalla segreteria; raccolta degli esiti e correzione di questionari di valutazione e di apprendimento, con relativa elaborazione e stampa del report dei risultati.

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