I nostri prodotti, strumenti utili e funzionali di supporto al processo gestionale, utilizzando la tecnologia più avanzata sono in grado di affrontare tutte le fasi organizzative di qualsiasi evento.

Tenendo conto delle problematiche che si affrontano nella preparazione e nello sviluppo di un evento congressuale, sono strutturati per supportare tutto il percorso organizzativo: dalla sua ideazione fino alle pratiche post-congressuali come rimborsi e fatturazione.

Alcune fasi principali nell'organizzazione di eventi supportate dai nostri prodotti:

CONFIGURAZIONE DEL CONGRESSO
Definite le caratteristiche dell'evento, in SEM2000 si inseriscono i dati del congresso come titolo, luogo e data. Sono disponibili altri campi per i dati dell'organizzazione (logo del congresso e della segreteria organizzativa); i dati da utilizzare per l'emissione delle fatture ai partecipanti; gli eventi collaterali quali cene di gala, spettacoli, gite e i relativi listino prezzi. E' possibile inserire inoltre l'elenco degli alberghi convenzionati con il numero di stanze a disposizione e il prezzo concordato.

RACCOLTA ABSTRACT E CREAZIONE PROGRAMMA SCIENTIFICO
Attraverso il supporto di SEMTIFIC E' possibile raccogliere e gestire tutte le pratiche relative agli abstract, compresa la valutazione e pubblicazione degli atti e la creazione del programma scietifico. Il programma interagisce anche con la versione online (SEMTIFICONLINE) per agevolare al meglio la procedura di raccolta, valutazione e pubblicazione degli abstract.

PREPARAZIONE DEI QUESTIONARI DI VALUTAZIONE
Attraverso il programma SEMQUEST E' possibile creare, stampare e, a fine evento, effettuare con estrema velocità e semplicità la correzione dei questionari di valutazione.

ISCRIZIONE DEL PARTECIPANTE E DEGLI EVENTUALI ACCOMPAGNATORI
Alla ricezione della scheda di iscrizione del partecipante vengono inseriti in SEM2000 tutti i dati utili all'organizzazione quali: anagrafica dell'iscritto, dati per la fatturazione, eventuale presenza di accompagnatori, richiesta di prenotazione alberghiera, iscrizione agli eventi collaterali al congresso e viaggi. L'inserimento di tali dati permette di avere un quadro di tutte le informazioni relative al partecipante e di conoscere l'esatto ammontare dovuto da quest'ultimo.
Il programma interagisce anche con la versione online (SEMONLINE) per velocizzare le iscrizioni ed i pagamenti.

CONFERMA AL PARTECIPANTE DELL'AVVENUTA ISCRIZIONE
Con SEM2000 si può elaborare la lettera di conferma, da inviare via e-mail, dell'avvenuta iscrizione inserendo anche eventuali comunicazioni personalizzate. Alla lettera può essere allegato anche il voucher della prenotazione alberghiera ed il voucher per la partecipazione agli eventi collaterali al congresso. Tutti questi stampati sono contrassegnati da un codice a barre che identifica il partecipante e può essere usato per velocizzare l'accoglienza sia al congresso che agli eventi collaterali.

PAGAMENTI
Quando perviene un pagamento questo viene registrato nella scheda del partecipante specificandone la modalità carta di credito, assegno, bonifico bancario ecc.). L'operatore ha sempre a disposizione la situazione aggiornata di tutti i dati economici.
Utilizzando SEMONLINE il partecipante, dopo aver compilato la scheda di iscrizione on line, potrà effettuare i pagamenti direttamente in rete tramite carta di credito.

SISTEMAZIONI ALBERGHIERE
SEM2000 prevede la gestione degli alberghi convenzionati con: numero, tipologia e prezzi delle camere opzionate. Man mano che le stanze vengono assegnate ai partecipanti è possibile stampare la situazione aggiornata dei posti disponibili. Il numero di voucher, la prenotazione, il nome del partecipante ed eventuali sue richieste specifiche sono contenute in una apposita stampa destinata al singolo hotel. Qualora il partecipante richiedesse variazioni alla sistemazione a lui assegnata dall'organizzazione è possibile tenere traccia di tutte le variazioni effettuate.

ACCOGLIENZA
Il programma permette la stampa di badge personalizzati con loghi, dati dell'evento, nome del partecipante e relativo codice a barre per il controllo delle presenze (SEMECM).
Nella fase di registrazione i partecipanti già iscritti sono identificati in base al codice a barre presente sul loro badge (o Lettera di Conferma), o ricercati per cognome nella banca dati. E' possibile avere un quadro aggiornato della situazione economica della singola persona ed effettuare, con estrema rapidità, una nuova iscrizione con relativa stampa del badge.
In base all'affluenza prevista si possono predisporre più desk di accoglienza, con computer in rete tra loro che operano sulla stessa banca dati, per evitare prolungate attese.

FATTURAZIONE
Il programma è in grado di emettere le fatture tenendo conto di diversi regimi ed aliquote IVA ed è predisposta l'esportazione e l'interazione con i principali programmi di contabilità.

STAMPE
Oltre a stampa di documentazione predefinta è possibile creare dei report personalizzati.
Le stampe sono disponibili in italiano, inglese, francese, spagnolo, portoghese e tedesco.
Per ogni partecipante è possibile tenere traccia della relativa documentazione stampata o inviata via e-mail tramite SEM2000.

CENTRALIZZAZIONE DI TUTTE LE BANCHE DATI
Con l'utilizzo del GENERAL DATABASE è possibile creare un'unica banca dati unitaria di tutte le informazioni gestite con SEM2000, ottimizzando la gestione di attività come mailing, azioni di marketing mirate o recupero di dati: attraverso una rapida ricerca tra le anagrafiche esistenti è possibile estrapolare dati per l'organizzazione di un nuovo evento.

Per maggiori informazioni potete contattarci all'indirizzo di posta elettronica
info@sem-2000.it